Digitale Geschäftsprozesse im Handwerk - darum ging es im Webinar


Am 12. Mai 2022 veranstaltete das Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Planen und Bauen in Kooperation mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg ein Webinar zum Thema „Digitale Geschäftsprozesse im Handwerk“. Neben den Digitalisierungsexperten des eBZ kamen zwei Gastreferenten zu Wort - Karsten Sommer vom Bundesinnungsverband des Glaserhandwerks und Michael Rätze Ass. iur. (Lehrstuhl Privatrecht und Recht des geistigen Eigentums an der TU Chemnitz)

Um 15:00 Uhr hat Frau Sandra Holm vom Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg die Veranstaltung eröffnet und die Teilnehmer sowie die Referenten begrüßt. Anschließend übernahm Michael Hoen vom eBusiness-KompetenzZentrum für das Bau- und Ausbauhandwerk (eBZ) in Kaiserslautern das Wort. Er stellte den Teilnehmern einige Werkzeuge zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse vor und erläuterte die Gründe für die Entscheidung, die Office-Suite Microsoft 365 als konkretes Demonstrator Beispiel heranzuziehen. Dabei wurden die Vor- und Nachteile der Standardsoftware verdeutlicht. 

Was können Handwerker berichten, die bereits in der Umsetzung sind?

Was die Umsetzung in der Praxis bewirken kann, berichtete Karsten Sommer vom Bundesinnungsverband des Glaserhandwerks. Er selbst hatte vor einigen Monaten ebenfalls ein Webinar besucht zum Thema “Digitale Geschäftsprozesse für Handwerksbetriebe” und sich dann zum 4-teiligen Konvoi-Workshop angemeldet. Seitdem sind die im Workshop behandelten digitalen Werkzeuge wie Formulare, Dokumentationen und Automatisierungen in den alltäglichen Büroabläufen aus dem Betriebsalltag nicht mehr wegzudenken. Ganz besonders positiv empfindet Herr Sommer die Tatsache, dass die Workshops und auch die Individualbetreuung durch das eBZ als Teilzentrum des Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrums Planen und Bauen, darauf ausgelegt sind, die Betriebe zu qualifizieren, die Digitalisierung der Prozesse selbständig voranzutreiben. Sehr von Vorteil ist laut Unternehmer Sommer auch, dass die vorgenannten Maßnahmen für die Teilnehmer kostenfrei sind, da sie vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz gefördert und finanziert werden.  

Lässt sich Microsoft 365 datenschutzkonform einsetzen?

Eine wichtige Frage steht allerdings immer wieder im Vordergrund und verunsichert die Betriebe: “Ist die aufgrund der Marktführerschaft ausgewählte Standardsoftware datenschutzkonform?”. Um diese Frage zu beleuchten, wurde Michael Rätze Ass. iur. ebenfalls zum Webinar als Referent eingeladen. Nach einigen Erläuterungen zu den aktuellen Beschlüssen wurde das Fazit gezogen, dass der betriebliche Einsatz von Microsoft 365 Werkzeugen aus datenschutztechnischen Gründen zwar umstritten, aber dennoch möglich ist. Es besteht eine Reihe an Maßnahmen und Einstellungen, die die Betriebe aktiv nutzen können, um den Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung zu entsprechen. 

Wie können digitale Geschäftsprozesse in der Praxis aussehen?

Im Anschluss an die beiden Gastreferenten, ging Michael Hoen vom Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Planen und Bauen auf die Vorzüge von digitalen Geschäftsprozessen ein. Neben der internen und externen Kommunikation gibt es weitere Vorzüge, um beispielsweise intern aber auch mit Partnerunternehmen schneller und agiler zusammenzuarbeiten. Der größte Benefit liegt darin, die digital erfassten Daten entweder teil- oder vollautomatisiert weiterzuverarbeiten. Michael Hoen ergänzte seinen Vortrag um Live-Elemente. So zeigte er den Teilnehmern die wichtigsten Applikationen, die sich bereits in der Praxis bewährt haben und in wenigen Schritten im eigenen Unternehmen implementiert werden können.  Als Beispiel für einen vollautomatischen digitalen Geschäftsprozess wurde ein Ablauf gezeigt, welcher sich vom Erstellen eines neuen Kunden in einer Kundendatenbank, bis hin zur fertigen Projektdokumentation mit wenigen Mausklicks erledigen ließ. Zunächst wurde der Kunde also über ein selbst erstelltes Formular angelegt und automatisch einer Kundenliste hinzugefügt, wo der Kunde eine eigene Kundennummer zugewiesen bekam. Anschließend wurde über ein weiteres Formular ein Projekt angelegt, womit gleichzeitig ein digitales Auftragsbuch generiert wurde, in dem die komplette Dokumentation abgelegt werden kann. Michael Hoen konnte den eindeutigen Nutzen solcher automatisierten Prozesse anhand seiner Vorführung sehr klar darstellen und untermalte seine Aussagen mit praktischen Beispielen. So simulierte er während des Webinars die Handgriffe des Mitarbeiters auf der Baustelle oder an seinem Einsatzort über die Anzeige der Erfassung mit dem Smartphone. Er präsentierte beispielsweise die Baufortschrittskontrolle, das Bautagebuch oder auch Störmeldungen oder Meldungen über Zusatzarbeiten, die automatisch und unmittelbar inklusive Fotos seinem Büro digital zur Verfügung gestellt werden können. Hierzu sind lediglich wenige Klicks notwendig und das Auftragsbuch, welches im ersten Teil des Praxisbeispiels gezeigt wurde, füllt sich sozusagen “wie von Geisterhand” automatisch mit den vielen erfassten Inhalten. Die vom Mitarbeiter digital erfassten Daten erscheinen zusätzlich in einer Datenbank und die Fotos werden in der Cloud-Dateiablage der Firma zur weiteren Verwendung abgespeichert. Nachdem diese Vorgehensweise präsentiert wurde, fuhr Michael Hoen mit der Veranschaulichung der Prozesse im Büro fort. Um die Abschlussdokumentation zu erstellen, muss lediglich ein weiteres Formular geöffnet, die bekannte Projektnummer eingegeben und auf Absenden geklickt werden. Schon wird ein anschauliches Dokument mit allen im Projekt erfassten Informationen erstellt und automatisch dem Auftraggeber als PDF-Dokument per E-Mail zugestellt.  

Die Teilnehmer wurden Augenzeugen von einem Prozess, der in jedem Handwerksunternehmen mehrfach täglich abläuft und mit Bordmitteln von Microsoft 365 abgebildet werden kann. Michael Hoen gab noch den Hinweis, dass viele ERP-Systeme schon sehr gute Lösungen und Funktionen bieten, und diese auch innerhalb der ERP-Lösung genutzt werden sollten. Er betonte aber auch, dass ERP-Lösungen sehr selten alle sehr individuellen Bedarfe eines Unternehmens abdecken. Genau hier kommen die digitalen Geschäftsprozesse und Möglichkeiten einer Office Suite ins Spiel, die Michael Hoen veranschaulicht hat. Sein Beispiel war nur ein kurzer Ausblick in das was möglich ist.  

Zum Abschluss wurde den Teilnehmern ans Herz gelegt, sich mit der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse zu befassen. Gerade in der Vielzahl an Prozessen und Funktionen, die nicht über die ERP-Lösung abgebildet werden können, liegt deutliches Optimierungspotential für das Unternehmen, wodurch sich die Effizienz und die Produktivität signifikant steigern lässt. Dazu ist oftmals alles an Software, die dazu benötigt wird, im Unternehmen vorhanden. Es muss nicht immer zwangsläufig weitere Software gekauft oder auf Insellösungen zurückgegriffen werden.  

Konvoi-Workshop “Digitale Geschäftsprozesse”

In regelmäßigen Abständen werden Konvoi-Workshops angeboten, in denen der sichere Umgang mit den einzelnen Funktionen unter Anleitung von Experten erlernt werden kann. In 4 Einheiten à 3 Stunden werden einzelne Funktionsbereiche vorgestellt und durch gemeinsame Übungen vertieft. Die Teilnehmer legen eine für sie passende Struktur an, erstellen Formulare und lernen den Einsatz einer versionierten Dateiablage kennen. Zum Ende des Workshops sind die Teilnehmer nicht nur in der Lage, einzelne Applikationen sinnvoll einzusetzen, sondern wissen auch, wie sich diese Applikationen miteinander verknüpfen und automatisieren lassen. Teams, Forms, OneNote und Power Automate sind dann keine Fremdwörter mehr, sondern tägliche Begleiter. Die Individualsprechstunden zwischen den einzelnen Terminen machen eine passgenaue Abstimmung mit den Betrieben möglich. 

Wenn Sie bereits am Webinar teilgenommen oder einen kostenlosen MS365 Check gebucht haben, können Sie sich direkt zum Workshop anmelden.
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MS365-Check

Spielen Sie auch mit dem Gedanken Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, wissen aber noch nicht, welche Software für Sie die Richtige ist? Bevor Sie in eine meist kostspielige Branchen- oder Insellösung investieren, nutzen Sie die Möglichkeit der für Handwerksbetriebe kostenlosen Checks. Die Digitalisierungsexperten des Kompetenzzentrums gehen in einem einstündigen persönlichen Gespräch auf Ihre Fragen ein und helfen Ihnen, die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Diese Termine finden online statt.  

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MeisterWerker Team – das Informationsnetzwerk speziell für Handwerker

Gerne begrüßen wir Sie auch im MeisterWerker Team, einem Informationsnetzwerk, das speziell auf die digitalen Themen der Handwerksbetriebe abgestimmt ist. Die Wissensdatenbank wird regelmäßig um weitere interessante Themen erweitert. Hier erhalten Sie nützliche Tipps und Tricks in den Bereichen Digitalisierung, digitale Geschäftsprozesse und auch zum Thema Künstliche Intelligenz. Im monatlichen virtuellen Handwerkerfrühstück greifen wir die Fragen aus der Community auf und diskutieren sie in einer offenen Runde, so dass verschiedene Lösungsansätze aus der Praxis zusammenkommen. 

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17.05.2022

Termine

Mittwoch22.06.202209:00-12:00
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Konvoi Workshop Teil 1 - Digitale Unternehmensstruktur

Das Mittelstand-Digital Zentrum Hamburg lädt Sie gemeinsam mit dem Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Planen und Bauen zur nächsten Konvoi-Workshop-Reihe “Digitale Geschäftsprozesse für Handwerksbetriebe” ein.

Im Mittelpunkt stehen auf Handwerksbetriebe der Bau- und Ausbaubranche abgestimmte tägliche Abläufe und Prozesse, die sich durch Digitalisierung optimieren lassen. Wir starten mit den Grundlagen der Unternehmensorganisation, zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Dokumentenablage immer zugriffsbereit haben und Dopplungen vermeiden können. Gerne gehen wir auch auf Ihre ganz persönlichen Fragen ein.

Termine und Inhalte der weiteren Workshops:

  • 27. Juli 2022 – Datei- und Dokumentenmanagement
  • 24. August 2022 – Datenerfassung und Aufgabenmanagement
  • 28. September 2022– Prozesse verknüpfen und automatisieren

Eine separate Anmeldung zu den Folgeterminen ist nicht erforderlich, die einmalige Anmeldung gilt für die gesamte Workshop-Reihe, die aus 4 Terminen besteht.

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