Bauherrendokumentation im Sanitär, Heizung und Klima Handwerk

4 Bilder
Gemeinsam mit dem Zentralverband der Sanitär, Heizung und Klima Branche (ZVSHK) begleitet das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Planen und Bauen kleine und mittlere Unternehmen bei ihrem nächsten Digitalisierungsschritt. Dieser soll eine durchgehende digitale Bauherrendokumentation umfassen. Was das bedeutet und wie wir vorgehen, erfahren Sie hier.

Im betriebswirtschaftlichen Ausschuss des Zentralverbands der Sanitär, Heizung und Klima-Branche stellte unsere Expertin Stefanie Samtleben das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Planen und Bauen vor. Gemeinsam mit den anwesenden Unternehmen wurden unter anderem folgende Fragen diskutiert:

  • Wie weit ist das Handwerk heute bereits in Bezug auf eine durchgängige Datennutzung?
  • Was treibt derzeit der Verband (ZVSHK) dazu voran? 
  • Was könnte in einem Umsetzungsprojekt erarbeitet werden? 

Die Nachfrage nach Handwerkern, die mit der BIM-Methode vertraut sind, ist bisher noch eher gering. Die Handwerksunternehmen müssen bisher nicht mit 3D-Modellen arbeiten oder sich mit dem IFC-Standard auskennen. Der Verband selbst hat jedoch für seine Unternehmen eine Datenbank aufgesetzt, die Daten von Produktherstellern zentral sammelt, Qualität sichert und den Handwerkern zur Verfügung stellt. Dieser open datapool steht seit dem Jahr 2018 seinen Mitgliedern mit umfassenden Fachinformationen zur Verfügung.

 

Gemeinsames Projekt: Bauherrendokumentation

Im Rahmen des gemeinsam beschlossenen Umsetzungsprojekts mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Planen und Bauen wird nun untersucht, wie Daten von (Produkt-)Lieferanten zu den ausführenden (Handwerks-)Firmen und weiter zu Bauherren gelangen können. Fokus ist dabei die Bauherrendokumentation. Damit ist nicht das Bautagebuch gemeint, sondern die Übergabe der Dokumente, die der Bauherr für den ordnungsgemäßen Betrieb und die Instandhaltung seines Bauwerks benötigt. Dazu zählen beispielsweise Bedienungsanleitungen, Pflegehinweise, Abnahme- und Prüfprotokolle, Verlegepläne oder Fotos und Videos, die den Verlauf von Installationen zeigen. In der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) gibt es dazu keine genauen Mindestanforderungen.

Durch Matthias Thiel vom ZVSHK und die anwesenden Mitgliedsunternehmen des Zentralverbands wurden Handwerksbetriebe ausgesucht, die dem Thema Digitalisierung offen gegenüberstehen und sich aktiv mit der Verbesserung interner Prozesse und dem Heben von Effizienzen beschäftigen. So können durch die auch nur teilweise Automatisierung von Prozessen im Geschäftsbetrieb wertvolle Zeitressourcen gehoben werden sowie besonders kleinteilige und bürokratische Prozesse eingespart werden. 
Es wurde ein kleines Unternehmen mit fünf Mitarbeitern und ein mittleres Unternehmen mit zwanzig Mitarbeitern durch den ZVSHK ausgewählt. Zunächst erhielten diese beiden Handwerksbetriebe einen Fragebogen, der dazu diente, die bisher in den Unternehmen genutzten internen Prozesse zu ermitteln und zu verstehen. Im Fragebogen wurden allgemeine Fragen zum Unternehmen (Größe, Tätigkeitsfeld, Kundenspektrum) gestellt und detaillierter gefragt, wie die Datenverarbeitung im Unternehmen durchgeführt wird und wie die Daten zur und von der Baustelle genutzt werden könnten.

Dieser Fragebogen war die Grundlage für das erste Gespräch, das über eine Webkonferenz geführt wurde. So konnten Dokumente für alle Gesprächspartner sichtbar eingeblendet werden und Ausschnitte aus der von den Unternehmen genutzten Softwarelandschaft vorgeführt werden. Die Betriebsprozesse wurden durch die Experten des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Planen und Bauen aufgenommen und einem idealen Prozess gegenübergestellt. So konnten allgemeine Verbesserungspotenziale erarbeitet werden und wichtige Voraussetzungen für den konkreten Anwendungsfall „Bauherrendokumentation“ geklärt werden (siehe auch Abbildung 1: Prozessablauf für die Bauherrendokumentation für die Ist-Situation und den Idealfall).
 

Die teilnehmenden Unternehmen

Das kleinere der ausgewählten Unternehmen ist die Firma Stefan Meier aus Südbaden, die für ihre Kunden alle Leistungen für ein neues Badezimmer erbringt. Diese Leistungen umfassen sowohl Renovierungen als auch den Einbau von Bädern in Neubauten. 
Die Firma sendete uns zunächst den oben erwähnten Fragebogen zurück und vereinbarte einen Termin für die grobe Prozessaufnahme mit unseren Experten des Kompetenzzentrums. Die Firma Stefan Meier, so ergab eine erste Analyse, ist bereits sehr fortschrittlich aufgestellt. So arbeitet sie mit einer CAD-Software und entsprechenden 3-D-Visualisierungsmöglichkeiten von Planungen, um ihren Kunden früh in der Planungsphase einen Eindruck von dem neuen Bad geben zu können. Auch die Kommunikation und Dokumentation auf der Baustelle erfolgt bereits digital und ortsunabhängig über eine App. Einen Teil der dabei entstandenen Fotos erhält der Bauherr nach Abschluss der Arbeiten und kann so einfach nachvollziehen, wie beispielsweise Leitungen in seinem neuen Bad verlegt wurden. 
Im Gespräch mit der Geschäftsführung wurde auch geklärt, dass das Unternehmen selbst daran arbeitet, ein neues ERP-System zu installieren. Dies soll weitere Funktionalitäten ermöglichen und beispielsweise auch digitale Produktdaten einbinden können – noch ist das jedoch nicht realisiert, doch der Ehrgeiz des Handwerkbetriebs zielt eindeutig in Richtung bestmöglicher Nutzung digitaler Werkzeuge. 
Die zweite Firma, die sich an unserem Umsetzungsprojekt beteiligt, ist die Firma E. Engelhardt GmbH und Co. KG aus Nürnberg. Sie beschäftigt rund 25 Mitarbeiter im Bereich Sanitär, Heizung, Klima. Den Wechsel hin auf eine zukunftsfähige Version ihres ERP-Systems hat das Unternehmen bereits vollzogen und die umgestellten Funktionen in den Betriebsablauf integriert. Der ERP-Hersteller selbst bietet zudem verschiedene Apps für die interne Kommunikation im Projekt, für die Zeiterfassung, für Material- und Lagerverwaltung. Doch welche dieser Apps ist wirklich nützlich für das Unternehmen? Wie werden die Mitarbeiter mit den Veränderungen vertraut gemacht und davon überzeugt, die neuen Kommunikationswege auch zu nutzen? In einem Vor-Ort Termin in Nürnberg haben die Geschäftsführer Claudio Paulus und Roland Paulus mit Stefanie Samtleben die Prozesse detaillierter aufgenommen. Nun gilt es die neuen Möglichkeiten, die das ERP zusätzlich bietet, zu nutzen. Dabei wurde herausgearbeitet, was für die Firma E. Engelhardt zu einer guten Dokumentation gehört. Konkret festgehalten wurden folgende Punkte:

  1. Schlüsselstellen müssen gut dokumentiert sein (Zusammenspiel zwischen verschiedenen Gewerken)
  2. Lückenlose Bauherren-Dokumentation – insbesondere zu Fragen der Bedienung und Pflege der installierten Komponenten (beispielsweise Heizungsanlage aber auch Badarmatur)

Ein erstes Ergebnis der umfassenden Bestandsaufnahme war, dass allein durch den weiteren Kauf einer App innerhalb des bestehenden ERP-Systems die oben genannten Punkte nicht befriedigend gelöst werden konnten. Denn die vom ERP-Hersteller angebotene App zur Kommunikation im Projekt ermöglicht nicht die Einbindung von externen Geschäftspartnern. Der zweite Punkt allerdings kann über den open datapool des ZVSHK abgebildet werden, allerdings zunächst noch verbunden mit einem großen händischen Suchaufwand. Roland Paulus sprach auch davon, dass er in erste BIM-Projekte involviert wurde und auch hier die Frage noch offen blieb, wie das Handwerk sich dieser Methode nähern kann.
 

Ein erstes Fazit

Ein erstes Fazit des Umsetzungsprojekts ist: Um den Prozess der Bauherrendokumentation durchgängig zu gestalten, müssen die Schnittstellen von Handwerker zur Planung, zu anderen Gewerken, zum Lieferanten – der  in der Regel Fachhändler ist – und dem späteren Nutzer bzw. dem Bauherren verbessert werden. Dies wird in Abbildung 2 deutlich. Jeder der genannten Akteure arbeitet mit seinen eigenen Softwaretools. Um aber einen automatisierten Prozess aufsetzen zu können, müssen die Schnittstellen zwischen diesen Softwaretools gut definiert sein.

 

Die Ist-Situation und der ideale Prozess – wie schaut es branchenweit aus?

Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Planen und Bauen analysierte im Detail die beiden genannten Handwerksunternehmen – doch sind die ermittelten Ergebnisse und die gegebenen Handlungsempfehlungen auch auf andere Handwerksbetriebe übertragbar? Um einen tieferen Blick in die Branche zu erhalten, wurde in Magedburg ein Konvoi-Workshop organisiert, an dem sich weitere Handwerksunternehmen der SHK-Branche beteiligten. Der Workshop zeigte: Die von den beiden Unternehmen geschilderten Punkte zur durchgängigen Nutzung digitaler Daten sind letztlich branchenweit relevant, die Ist-Situation konnte mit jener der detailliert betrachteten Handwerksunternehmen validiert werden.

Der Konvoi-Workshop – daher der Namenszusatz „Konvoi“ – ist keine einmalige Veranstaltung, sondern hat mehrere Termine, wodurch es möglich wird, Unternehmen über einen gewissen Zeitraum bei ihren Digitalisierungsprojekten zu begleiten. Gleichzeitig lernen die am Konvoi-Workshop beteiligten Unternehmen auch voneinander und nutzen die gemachten Erfahrungen. 
Im Rahmen der Konvoi-Begleitung haben wir die Prozesse von acht SHK-Betrieben aus Sachsen-Anhalt aufgenommen. Im Rahmen des Konvoi-Workshops wurde klar, dass 70 bis 80 Prozent der Kunden der Handwerksbetriebe aus dem privaten Bereich kommen. Bei der derzeitigen, nach wie vor sehr guten Auftragslage ist es für Handwerksbetriebe derzeit eher weniger attraktiv, sich  an öffentlichen Ausschreibungen zu beteiligen. Einige Unternehmen erwirtschaften wiederum einen Großteil ihres Umsatzes durch Rahmenverträge mit Wohnungsgenossenschaften. 

Die private Kundenanfrage kommt in der Regel über Telefonate oder E-Mails an die Handwerksunternehmen. Keines der Unternehmen erhält bisher, wie es ein idealer Prozess vorsehen würde, ein digitales Modell (beispielsweise über den Austauschstandard IFC, siehe Abbildung 3). Bei privaten Kunden kann man sicherlich nicht davon ausgehen, dass dies ohne weiteres möglich wäre, jedoch wäre es für Wohnungsgesellschaften (gleich welcher Rechtsform) lohnend, zu allen Wohnungen auch digitale Modelle oder zumindest digitalisierte Plandaten zu haben. Denn das digitale, dreidimensionale, objektorientierte Modell könnte in Zukunft das Aufmaß-Erstellen vor Ort weitgehend ersetzen. Dies kann man sich vorstellen wie vergleichbare Prozesse in der Industrie, die schon lange Daten wie geometrische oder auch physikalische Größen (und weitere Informationen) aus dreidimensionalen Modellen für die Fertigung aber zunehmend auch für die Betriebs- bzw. Nutzungsphase nutzt, etwa für Wartungszwecke. Derartige digitale Modelle können auch im Innenausbau Grundlage für die Detailplanung sein.

Die meisten von uns befragten Handwerker übernehmen die Detailplanung jedoch nicht selbst. Der übliche Weg ist wie folgt zu skizzieren: Ein Kunde informiert sich über Bad-Ausstellungen der Fachhändler und besichtigt dort Musterbäder und einzelne Komponenten, wie Armaturen, Spiegel und Wannen. Ein guter Fachhändler kann 3D-Modelle dieser Komponenten in eine Badplaner-Software laden und dem Kunden auch zeigen, wie eine Zusammenstellung der einzelnen Komponenten innerhalb des gewünschten Raumes (meist das alte Badezimmer) wirkt. Auf dieser Grundlage entsteht eine Materialliste, die dann direkt an den Handwerker gesendet wird. Jedoch, diese bereits digitale Liste enthält weder Mengen noch weitere Informationen, die für den Handwerker oder auch später für den Bauherren nützlich wären – letztlich bleibt die Übergabe von Informationen mangelhaft. Beispielsweise enthält diese Materialliste keine Angaben über die nötigen Mengen (etwa an Fließen, Einbauteilen oder auch Werkstoffen, wie Kleber und Abdichtmittel). Gäbe es ein digitales Modell des zu machenden Badezimmers (etwa mit präzisen geometrischen und Mengen-Daten), so könnte die simple Materialliste mit diesen Maß-Daten verknüpft werden und es entstünde eine in sich schlüssige „Einkaufsliste“. 


Wie könnte ein idealer(er) Prozess ausschauen?

Ein idealer Prozess würde eine möglichst durchgängige Nutzung von Daten ermöglichen – dazu ist es notwendig, dass die verschiedenen Programme in der Lage sind, alle zugelieferten Daten sinnvoll lesen und bearbeiten zu können.  Teilweise ist dies schon heute möglich. Mithilfe der SHK-Connect Schnittstelle können nach dem DATANORM-4-Standard Artikeldaten der Produkthersteller in das Angebots- und Rechnungswesen des Handwerkbetriebs übernommen werden. Aus diesen Daten könnte sich jeder Handwerker einen eigenen Artikelstamm in seiner ERP-Software anlegen und hätte somit diese Informationen für neue Angebote parat. Auch die Bestellung der benötigten Artikel und Komponenten für das neue Badezimmer könnten dann unter Berücksichtigung des vorgesehenen Zeitplans direkt aus dem ERP-System bestellt werden. Große Produkte würden dabei direkt auf die Baustelle und erst gar nicht zum Handwerksbetrieb selbst geliefert. So kann die Lagerhaltung beim Handwerker optimiert werden und der für ein Lager benötigte Raum bleibt übersichtlich.

Bevor die Handwerker für die Montage und Installation des neuen Badezimmers zur Baustelle fahren, benötigen sie die entsprechenden Montageanleitungen der einzelnen Artikel. Bislang ist es üblich, dass ein Büromitarbeiter von den einzelnen Herstellern die Montagehinweise von verschiedenen Web- und Intranet-Portalen sucht. Eine durchgängige Nutzung digitaler Daten würde diesen Arbeitsschritt komplett ersetzen – damit würde nicht nur Arbeitszeit eingespart, sondern auch mögliche Fehlerquellen minimiert werden.

Auf der Baustelle schließlich muss der Handwerker wissen, was genau wie und wo verbaut werden soll. Dazu dient den meisten Handwerkern bisher eine klassische Plan-Mappe, die in den meisten Fällen direkt auf der Baustelle bleibt. Stefan Meier nutzt hier parallel die Möglichkeit einer eigenen App, um derartige Pläne und die darin enthaltenen Informationen auszutauschen. So können über die App beispielsweise mögliche Probleme dokumentiert werden, und zwar in Wort und Bild, wobei auch Videoaufnahmen möglich sind, um Probleme besser zu verdeutlichen. Der Austausch dieser wichtigen Informationen zwischen dem Handwerker vor Ort und dem Meister erfolgt so automatisiert und sehr direkt. In diese Kommunikation können auch Unterauftragnehmer einbezogen werden. 
Sind die Arbeiten abgeschlossen, so muss der Auftraggeber die Leistungen abnehmen. Erst dann kann eine Rechnung gestellt werden.
Diese Übergabe an den Bauherren beinhaltet notwendigerweise eine Einweisung und die Übergabe der Dokumentation. Die Dokumentation jedoch ist nicht standardisiert. Der ZVSHK gibt aber über seine Formularmuster-Webseite Hinweise, worauf im Bedarfsfall geachtet werden muss (siehe Abbildung 4). Unter anderem zählen auch Herstellerangaben zu den verbauten Produkten zur notwendigen Dokumentation. Diese Hersteller-Informationen werden über den open datapool des ZVSHK allen Mitgliedern kostenfrei über ein Web-Portal zur Verfügung gestellt. Die Hersteller bzw. Händler müssen dabei auf die Aktualität der Unterlagen achten. Dennoch bleibt es ein händischer Suchprozess. Deshalb wird die Schnittstelle Datanorm 4 weiterentwickelt zu einer ids-Schnittstelle, über welche dann auch Dokumente ausgetauscht werden können. Diese Schnittstelle wird open Masterdata genannt und befindet sich bereits in einer Testphase. Ist diese geschaffen, so wäre ein weiterer Schritt hin zu einer durchgängigen digitalen Datennutzung vollzogen.


Lösungswege für die Bauherren-Dokumentation

Da die Dokumentation kein fester standardisierter Prozess ist, gibt es Spielraum für neue Lösungen:

  1. Der Handwerker kann über die neue open Masterdata Schnittstelle alle für ihn relevanten Informationen vom Hersteller (u.a. Montage-, Pflege-, Wartungshinweise) automatisiert erhalten und sie problemlos Bauherren zur Verfügung stellen. 
    Aber wie? Möglich wäre die Übermittlung via  USB-Stick, in Papierform oder über eine Cloud-Lösung.
     
  2. Wenn der Fachhandel in seiner Bäderausstellung eine dreidimensionale Visualisierung für den Kunden macht, so könnten schon dort die Dokumente zu den ausgewählten Produkten dem Kunden online oder offline zur Verfügung gestellt werden.
    Wie genau könnte diese Übergabe gemacht werden und wären sowohl Händler wie auch Produkthersteller und Handwerker mit einer solchen Lösung einverstanden? Müssten weitergehende Informationen übermittelt werden?

Diese und weitere Fragestellungen verfolgen wir für Sie weiter.