Einführung eines Tools für das digitale Aufgaben- und Projektmanagement

Zur Erhöhung der Transparenz und Effizienz im Bereich der Auftragsabwicklung wurde in einem Handwerksbetrieb unter Begleitung des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Planen und Bauen ein Tool für das digitale Aufgaben- und Projektmanagement eingeführt. Dabei wurde das Hauptaugenmerk darauf gelegt, alle Mitarbeitenden von Beginn an in den Veränderungsprozess einzubeziehen. Zudem soll zeitnah sowohl eine Lösung zur digitalen Zeiterfassung im Unternehmen eingeführt, als auch ein Terminbuchungs-Tool auf der Website integriert werden, um die internen Prozesse weiter zu optimieren.

Ausgangslage

Ausgangslage bei der Firma Roth Lorenz Krieger war die Übernahme eines Betriebes und der damit einhergehenden Integration neuer Mitarbeiter in das Unternehmen und die betriebsspezifischen Prozesse. Es sollte vor allen Dingen die Kommunikation zwischen Büro und Baustelle optimiert und mehr Transparenz im Bereich der Auftragsabwicklung ? von der Kundenanfrage bis zum Abschluss des Projekts ? geschaffen werden. Die Herausforderung bestand hier u.a. darin, die unterschiedlichen Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen für alle am Projekt Beteiligten möglichst einfach und übersichtlich darzustellen. Dabei waren dem Betrieb neben aufgabenbezogener Kommunikation auch Aspekte, wie z.B. die Dokumentation von Baustellen in Form von Notizen, Bildern, Montagezetteln etc. wichtig. Es stellte sich heraus, dass die Bedarfe mit Hilfe eines Kanban-Tools ideal abgedeckt werden konnten. Kanban ist eine schlanke Management-Methode, die hilft, Aufgaben und Projekte zu visualisieren, die laufende Arbeit zu begrenzen und einen reibungslosen Arbeitsfluss im Unternehmen herzustellen. Das Kanban-Tool stellt den Projektfortschritt sehr übersichtlich dar, gibt einen präzisen Überblick über den gegenwärtigen Status und erleichtert zudem die Kommunikation im gesamten Unternehmen.

Implementierung 

Das Tool konnte aufgrund seiner Übersichtlichkeit, seiner intuitiven Bedienbarkeit sowie der mobilen Verfügbarkeit auch schnell ins Unternehmen integriert werden. Eine der größten Herausforderungen stellte allerdings das unterschiedliche Kompetenzniveau der Mitarbeitenden im Umgang mit mobilen Endgeräten (Smartphones, Tablets) dar. Hier galt es im ersten Schritt alle Mitarbeitenden auf ein möglichst homogenes (Medien-)Kompetenzniveau zu bringen, was in speziellen Mitarbeiter-Schulungen unter Unterstützung des Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrums Planen und Bauen gemeinsam erarbeitet und schrittweise umgesetzt wurde. Dafür wurden vom Betrieb im Vorfeld identische Tablets beschafft, auf den gleichen Zustand gesetzt und den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt. Im weiteren Verlauf des Projekts wurden, zunächst lediglich innerhalb der Führungsebene, die ersten Projekte innerhalb des Kanban-Tools erstellt und die ersten Erfahrungen unter realen Bedingungen gesammelt. Nach dem Motto ?Learning by doing? wurden diese Projekte dann analysiert, die Herausforderungen identifiziert, passende Lösungen kreiert und dann Schritt für Schritt weiter optimiert, bis diese dann einen Status erreicht hatten, den restlichen Teil der Belegschaft mit einzubeziehen. In diesem Status wurden dann in mehreren Workshops mit den Mitarbeitenden gemeinsame Standards für die Projektabwicklung, u.a. in Form von Checklisten und ?Leitfäden? erarbeitet und dokumentiert. Der Input hierzu kam hauptsächlich von den Mitarbeitenden selbst, da diese durch den täglichen Umgang mit den neuen Tools schnell auf Optimierungspotenzial stießen, welches dann im gesamten Unternehmen diskutiert und umgesetzt wurde.

Fazit

Derzeit nutzt der Betrieb das Kanban-Tool vorwiegend im Bereich der Auftragsabwicklung und für wiederkehrende Wartungs- und Reparaturaufträge. Darüber hinaus sind weitere Einsatzgebiete, wie. z.B. im Bereich der Mitarbeitereinsatzplanung oder der Angebots- bzw. Rechnungsstellung denkbar. Es sollen in jedem Fall weiterhin regelmäßige Evaluationssitzungen im Unternehmen stattfinden, um Verbesserungsvorschläge aufzugreifen und zu erörtern. Dies fördert darüber hinaus auch die Arbeitszufriedenheit aller Mitarbeitenden, da sie selbständig Vorschläge einbringen können und dadurch auch entsprechende Wertschätzung erfahren. Im nächsten Schritt soll im Unternehmen eine Software zur digitalen Zeiterfassung beschafft und eingeführt werden.  Hier wurde unter Begleitung des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Planen und Bauen bereits ein Anforderungskatalog erstellt und anhand dessen einige Lösungen auf den Prüfstand gestellt. Eine finale Entscheidung steht hier noch aus. Darüber hinaus plant das Unternehmen die Integration eines Termin-Buchungstools auf der bestehenden Website. Dies soll potenziellen Kunden ermöglichen, Besichtigungs- oder Wartungstermine direkt beim zuständigen Außendienstmitarbeiter oder Monteur online zu buchen. Zum einen soll dies zu einer höheren Kundenzufriedenheit beitragen, zum anderen die Planung für das Unternehmen vereinfachen sowie Leerlaufzeiten minimieren.

Beteiligte Organisationen

eBusiness-KompetenzZentrum
Das eBZ in Kaiserslautern hat die Mission, die Digitalisierung in der Bau- und Ausbaubranche voranzutreiben und zu etablieren. Bauen soll sicherer, attraktiver, schneller, effizienter und viel wirtschaftlicher werden. Damit dies gelingt, müssen alle am Bau Beteiligten die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort haben. Unser Team setzt sich aus Handwerkern, Betriebswirten, Marketingspezialisten, Planern und Technikexperten zusammen. Durch die interdisziplinäre Zusammenarbeit können wir gemeinsam mit den Handwerksbetrieben schnell und effektiv deren Digitalisierungsbedürfnisse und -potenziale ermitteln. Darauf aufbauend planen wir innovative Digitalisierungsprojekte und setzen diese in den Betrieben um. Von digitalen Geschäftsprozessen über IT-Sicherheit bis hin zu Online-Marketing sind wir DER Ansprechpartner für Digitalisierung im Bau und Ausbauhandwerk. Darüber hinaus engagiert sich das eBZ in mehreren Forschungsvorhaben zur Digitalisierung in der Bau- und Ausbaubranche und fördert den Wissenstransfer zwischen allen Beteiligten.
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